¿Tu jefe te ha puesto a cargo del boletín de una empresa o departamento, pero nunca has tomado una clase de edición o diseño gráfico? Que no cunda el pánico. Hoy en día, muchos administradores asumen esta responsabilidad. Estos consejos le ayudarán a empezar.
Contenido conciso
El mayor error que cometen los novatos en los boletines es incluir artículos demasiado largos, dice Elaine Floyd, autora de St. LouisBoletines informativos rápidos y sencillos. El artículo más largo no debe ocupar más de dos columnas en una página de tres columnas, pero la mayoría de los artículos deben tener menos de 100 palabras. Puede aprender a condensar la información en paquetes ajustados al estudiar los resúmenes comerciales de los periódicos.
En los boletines electrónicos, Floyd simplemente incluye titulares y una oración o dos sobre el tema de la historia con un enlace al artículo completo.
Y, por supuesto, no olvide pedirle a otra persona que revise el boletín antes de enviarlo.
Formateo
Debido a que es más difícil manipular gráficos en programas de procesamiento de texto, es útil comprar software de publicación que incluya plantillas de boletines, sugiere Judy McCoy, CPS / CAP, quien trabaja como voluntaria para trabajar en el boletín de Bellingham, Washington, capítulo de la Asociación Internacional de Profesionales administrativos. Para comenzar, siga una plantilla y luego experimente a medida que aprende más sobre la estética del diseño y los comandos del programa.
Gráficos llamativos
Si bien un boletín electrónico con titulares y enlaces no necesita gráficos, las fotos y las imágenes prediseñadas son esenciales para atraer al lector a los boletines impresos y basados en la Web, dicen tanto Floyd como McCoy. Cada página debe incluir al menos una imagen grande, sugiere Floyd.
Titulares que llaman la atención
Recuerde que el ojo sigue primero los titulares y las fotos, dice Floyd. Mantenga sus titulares claros y enfocados. Además, 'si es posible, ponga el punto principal del artículo en la leyenda [de la foto]', dice.
Para que su boletín electrónico se destaque en las bandejas de entrada de los suscriptores, mantenga el nombre de su boletín breve y memorable, y luego incluya palabras clave en las noticias principales en la línea de asunto para atraer al lector. Por ejemplo, '(Nombre de la empresa) Insider: Actualización de acciones, Noticias de ferias comerciales, Bono de Navidad', sugiere Floyd.
Mantenga las prensas
Para su boletín, McCoy lo publica en línea en lugar de enviarlo por correo. Ella no necesita reclutar a otros voluntarios para doblar, sellar, sellar y enviar los boletines, por lo tantosalvando la organización$ 1,000 anuales en costos de impresión y envío. Siempre que hay un nuevo boletín, McCoy solo envía por correo electrónico el enlace correspondiente a los miembros.
Ventajas de impresión
Sin embargo, antes de dejar de enviar la versión impresa, debe considerar a su audiencia (compañeros de trabajo, clientes o miembros de la asociación) y qué formato es más probable que lean, dice Floyd. Las personas inundadas con más de 100 correos electrónicos todos los días pueden olvidar o incluso borrar su boletín, accidentalmente o simplemente porque no tienen tiempo para leerlo mientras revisan su correo electrónico.
'Me doy cuenta de que recibe mucha más atención enviando cosas por fax o por impresión', dice Floyd. 'En marketing, siempre hay que ir donde no hay abundancia'.