'Nuestros administradores son vitales que nos brindan nuestra información más vital y mantienen nuestras responsabilidades y recursos coordinados', dice Marc Wright, fundador y director de Martinez & Wright Homeownership Partners en Los Ángeles. 'Si nos dan mensajes que no son claros o inexactos, terminaremos como el almuerzo de otra persona'.


Dado que el correo electrónico es el modo preferido de comunicación empresarial y se asigna una mayor responsabilidad a los asistentes administrativos, las buenas habilidades de redacción son imprescindibles para los empleados eficaces, productivos y valiosos.

'En estos tiempos competitivos, todo el mundo debe poder compartir información de forma rápida y con total precisión', dice Wright. Dado que los empleados de la empresa utilizan mucho el correo electrónico y la mensajería instantánea, es fundamental comunicarse de forma eficaz por escrito.

'Si [nuestros administradores] no son acertados con las comunicaciones con partes externas, nos expondrán a acciones legales o comprometerán nuestra posición negociadora', dice. 'Se podría decir que vivimos y morimos por dos cosas: el apoyo de nuestros administradores y la velocidad y precisión de la comunicación escrita de cada miembro de nuestro equipo'.

Para asegurarse de que tiene el material 'escribir', siga estos consejos deSteve Peha, un entrenador de escritura con sede en Chapel Hill, Carolina del Norte:


  • Utilice la fuente correcta:La mayoría de las fuentes predeterminadas, como Times y Arial, son difíciles de leer en la pantalla. 'Puede reducir los errores tipográficos perdidos cambiando a Verdana', sugiere Peha. 'Fue diseñado específicamente para leerse en un monitor de computadora'. Si su empresa requiere una determinada fuente, redacte su texto en Verdana y luego cambie las fuentes justo antes de imprimir.

  • Hazlo personal:'La redacción de negocios parece mucho más informal ahora gracias al correo electrónico', dice Allison Heartinger, ex asistente ejecutiva en Dallas. Incluso mis correos electrónicos oficiales siempre parecían más conversadores que las cartas formales de antaño. Siempre estuve caminando por esa delgada línea entre ser demasiado casual o demasiado severo ''.

    Para asegurarse de que no se está equivocando en ninguno de los lados de la ecuación, Peha sugiere imaginar cómo sería leer sus documentos y pensar si usted (o la persona para quien está escribiendo) realmente diría esas palabras. 'Mucha gente cree erróneamente que la comunicación empresarial debe ser impersonal', dice Peha. 'Pero eso es una receta para no ser leído'.

  • Léalo y coseche:Parece obvio, pero la mayoría de las personas no revisan sus correos electrónicos y eso puede hacer que parezca un vago. Las palabras faltantes y los errores tipográficos son una excusa fácil para que las personas no te tomen en serio.

    'Lee tu trabajo en voz alta', aconseja Peha. 'No solo detectará errores tipográficos y gramaticales, sino que también podrá saber si el tono está bien.

    SUGERENCIA ADICIONAL: El corrector ortográfico no es tu amigo. Por ejemplo, saltará a la derecha sobre los homónimos. Confíe en él bajo su propio riesgo.

  • Evite hablar de negocios trillados:'Frases comunes como 'a quien corresponda' y 'ha llamado nuestra atención' son desvíos, porque psicológicamente queremos leer materiales que se relacionen con nosotros ', señala Peha. 'Frases como esta suelen enviar un mensaje impersonal'. Si usa estos términos, elimínelos. A menudo encontrará que puede escribir la oración completa sin la frase.

    SUGERENCIA ADICIONAL: A menudo escribimos mucho cuando escribimos formalmente, pero las oraciones más cortas son más fáciles de comprender. Si su oración tiene más de tres partes o 20 palabras, probablemente pueda cortarla.

  • Hágalo fácil de leer:Will Getter tiene que escribir muchos informes para los directores de proyectos de IDEO en Palo Alto, California. 'Por lo general, su tiempo es muy limitado, por lo que cuanto más concisos, completos, claros y completos sean mis correos electrónicos, más informados estarán', dice.

    Esa es una buena estrategia. 'La mayoría de la gente no lee los documentos comerciales de la misma manera que lee los libros; van a hojearlos', dice Peha. 'Así que los encabezados, viñetas, números y otras formas de indicar el contenido de la pieza hacen que sea más probable que se lea su información'.

Así que mientras se comunica en el trabajo, siga estos consejos. No solo lo ayudarán a crear documentos más efectivos, sino que también aumentarán sus posibilidades de éxito profesional.

Para obtener más información y consejos que le ayudarán a avanzar en su carrera administrativa, consulte todos nuestros consejos para profesionales de la administración.