Los consejos de administración del tiempo pueden ayudarlo a trabajar de manera más inteligente.
¿Te sientes por encima de tu cabeza con tu lista de tareas pendientes? Aprender algunos consejos valiosos para la gestión del tiempo puede ahorrarle dolores de cabeza (y no cumplir con los plazos) a largo plazo. Para muchas personas, administrar una gran cantidad de tareas es solo parte de la jornada laboral típica. Pero, ¿sucede cuando un compañero de trabajo dice que está enfermo y le piden que tome el relevo? ¿Qué pasa con las asignaciones urgentes que de repente se ponen en su cola? ¡Ya te estás esforzando por cumplir con plazos ajustados!
La administración del tiempo es el proceso de priorizar sus tareas y dividir su tiempo de manera eficiente entre ellas. No se trata de trabajar más duro, se trata de trabajar de forma más inteligente. Cuando aprenda a administrar su tiempo, yesuna habilidad que puede aprender: es posible que descubra que es más fácil cumplir con los plazos, proporcionar resultados de mayor calidad y sentirse más en control de su trabajo.
7 consejos prácticos para la gestión del tiempo
Nunca se sabe cuándo ocurrirá lo inesperado en el trabajo, pero intente probar algunos de los siguientes consejos de administración del tiempo cuando no se sienta abrumado para que realmente pueda practicarlos, descubrir dónde necesita mejorar y encontrar qué estrategias funcionan para usted. Esto puede ayudarlo a desarrollar hábitos efectivos de administración del tiempo que pueden aumentar su productividad durante una crisis.
1. Evalúe cómo pasa su tiempo actualmente
Su plan de administración del tiempo siempre debe comenzar con una auditoría. Para saber a dónde va su tiempo, intente llevar un registro de sus tareas y actividades diarias. El seguimiento del tiempo le permitirá determinar cuánto puede lograr en un día. También le dará una idea de en qué actividades puede dedicar menos tiempo para aumentar la productividad. Cuando evalúe a dónde va su tiempo actualmente, podrá implementar los consejos restantes de administración del tiempo de manera más eficiente.
2. Planifique su día con anticipación
Cree responsabilidad para usted mismo comenzando cada día con una lista de tareas pendientes. No solo es una excelente manera de administrar su tiempo de manera eficiente, sino que también será menos probable que se olvide de ciertas tareas o posponga las cosas. Ponga sus tareas más urgentes primero en la lista y determine cuánto logrará de manera realista a lo largo del día.
3. No te distraigas
Ya sea que esté trabajando en la oficina o desde su casa, evitar distracciones, ya sea una pequeña charla con un compañero de trabajo o un sonido de timbre de su teléfono celular, es uno de los consejos más importantes a considerar para la administración del tiempo.
Para ayudarlo a mantenerse concentrado, pruebe estosseis formas de evitar distracciones en el trabajo:
- Cierra la puerta si tienes una. Si no es así, considere usar auriculares con cancelación de ruido.
- Haga un cronograma de su tiempo y tareas.
- Guarde o apague su dispositivo móvil.
- Considere trasladar su espacio de trabajo a un lugar que le distraiga menos.
- Solo revise su correo electrónico periódicamente.
- Considere comenzar su día más temprano o quedarse más tarde.
4. Aprenda a decir no
Cuando está abrumado por las tareas, hay algunos casos en los que no puede cumplir de manera realista todos los plazos. Consulta tu lista de tareas pendientes. ¿Está completamente al máximo? ¿Tiene otras fechas límite que deben cumplirse primero? No tengas miedo dedi noo pida ayuda a un compañero de trabajo si cree que no puede completarlo a tiempo. Solo asegúrese de tener una buena razón y de poder comunicárselo a su supervisor y compañeros de trabajo.
5. Priorice sus tareas
Entonces, creaste una lista de tareas pendientes. Has recibidoayuda de compañeros de trabajosobre el cumplimiento de sus plazos. Pero todavía estás luchando. ¿Ahora que?
Para mantener su flujo de trabajo en movimiento de manera eficiente, considere priorizar sus tareas. Puede lograr esto manteniendo tareas similares agrupadas y enfocándose primero en las que tienen los plazos más cercanos. Intente usar los cuatro cuadrantes delMatriz de Eisenhower. Éstos incluyen:
- Tareas importantes con los plazos más urgentes.
- Tareas importantes (pero no urgentes) en las que puede trabajar más tarde.
- Tareas urgentes (pero menos importantes) que se pueden delegar en otros.
- Tareas que no son urgentes o importantes que puede realizar cuando tenga tiempo.
Si no tiene fechas límite firmes, eche un vistazo a las tareas en su lista de tareas pendientes y establezca metas de finalización razonables para cada una. Esto te ayudará a concentrarte en una tarea a la vez y a concentrarte en cumplir con tu fecha límite.
6. Intente utilizar herramientas de gestión del tiempo
Trabajar de manera consistente y cumplir con los plazos puede llevar al agotamiento. Si trabaja demasiado, es posible que a la larga se dé cuenta de que es menos productivo. Por eso es importante equilibrar la concentración máxima con descansos periódicos. El software de administración del tiempo no es un requisito para mantenerse productivo, pero puede ayudar enormemente al permitirle realizar un seguimiento fácil de su tiempo durante y entre las tareas, crear horarios, construir en el tiempo de descanso y establecer fechas límite.
Algunas herramientas de administración del tiempo que vale la pena considerar incluyen:
- Scoro
- ActiveCollab
- ProofHub
- EverHour
- Clarizen
¿Quieres algo menos de alta tecnología? Intente usar elMétodo del tomate, que implica trabajar diligentemente en una tarea durante 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos. Repita el proceso a lo largo del día y vea si nota una mejora en su productividad y rendimiento.
7. Guarde sus tareas intensivas para cuando esté mentalmente fresco
Algunas tareas pueden resultar más exigentes que otras. Además de algunos de los consejos de administración del tiempo anteriores, puede evitar el agotamiento comenzando el día con tareas más intensivas y guardando las más fáciles para más adelante. Por ejemplo, si está escribiendo un artículo de 1200 palabras que requiere investigación, considere comenzarlo a primera hora de la mañana. A medida que avanza el día, trabaje en las tareas más pequeñas que requieran menos concentración.
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